10. 1. Introducción

1Los archivos y bibliotecas tienen por función coleccionar, organizar, preservar y hacer accesibles los materiales que resguardan. Específicamente, en el caso de archivos documentales institucionales como los municipales, estamos hablando de aquellos que registran la labor burocrática administrativa de una ciudad. Pero muchas veces estas instituciones se encuentran vaciadas, relegadas y virtualmente inexistentes de la agenda cotidiana. Frente a este estado de situación nos preguntamos ¿qué nos dice como sociedad el Estado municipal de un no-archivo? Para empezar, reconocemos que existen dos grandes paradigmas teóricos vinculados a los archivos. El primero los identifica como reservorios de identidad y memoria, es decir, fuentes para la historia o de investigaciones en general, y el segundo, ya lo expresamos, como instrumentos de buena administración y mecanismo de transparencia del poder estatal para sus ciudadanos (Swiderski, 2015).

2Sumado a esto, es necesario reconocer que los archivos documentales son garantes de derechos a partir de su condición de evidencia –con un importante peso probatorio– y, por tanto, son soporte material para el ejercicio de la democracia, por ejemplo frente a reclamos de tierras, de derechos jubilatorios, en disputas judiciales, entre otros. Las falencias y silencios en los archivos estatales dan cuenta de debilidades en el sistema democrático, ya que se quiebra su sentido primario de resguardo de la información y el acceso abierto a los ciudadanos para el control de la gestión de la propia institución (Bravo, 2019).

3Un archivo «fantasma» o «desmembrado» –según la apreciación de sus trabajadores–, como en el caso de Bariloche, da cuenta de la falta de valoración que a tales cuerpos documentales se les ha otorgado como sociedad, más allá de la labor cotidiana institucional en la que se producen y encuadran. Sin la preservación, el procesamiento técnico y la sistematización de la documentación conservada en las instituciones públicas, los archivos son solo grandes depósitos de papeles. No alcanza únicamente con solo guardar –en mejores o peores condiciones–, sino que se debe producir un importante cambio en la dinámica de funcionamiento de tales organismos para permitir la activación de estos repositorios como espacios valiosos para la ciudadanía.1

4Sin temor de exagerar, estamos frente a archivos municipales que no cuentan con edificios o personal acordes a las tareas a desarrollar, ni presupuesto propio y que, por lo general, tampoco pueden disponer del mismo libremente, sin capacidad de emprender proyectos de envergadura, como por ejemplo la puesta en marcha de mecanismos de descripción, inventarios, índices o control sobre los materiales, compra de equipamiento y herramientas o capacitaciones para su tarea diaria. Incluso, una de las carencias más comunes es la falta de normativa que los regule y su naturaleza jurídica e institucional es, cuando menos, precaria (Swiderski, 2015). Este diagnóstico sobre los problemas estructurales y funcionales a nivel nacional se aplica claramente a nuestra ciudad. Por ello resulta muy valiosa la inquietud de un grupo de trabajadores del municipio, que nos convocó para atender estas problemáticas y crear un protocolo de actuación –construido de manera mancomunada entre diversas áreas institucionales–, así como para activar de alguna forma la normalización de su archivo documental. La expectativa de este proyecto también está puesta en que en el mediano plazo sea posible materializar el archivo histórico de la ciudad.

10. 2. ¿Qué historias importan en Bariloche?

5El caso que abordamos en este capítulo es el proyecto de archivo municipal de la ciudad de San Carlos de Bariloche. A pesar de ser una comuna casi centenaria,2 a la fecha no posee un acervo documental, administrativo o histórico local constituido como tal. Si bien existe alguna normativa que ha buscado crearlos,3 la realidad es que más allá de impulsos esporádicos, la temática no ha sido parte de la agenda política en el largo plazo. Los silencios que se producen en los archivos y en la documentación contribuyen a producir una serie de relatos y narrativas parciales de la ciudad, generando vacíos de información e invisibilizando procesos, e incluso a ciertos sectores sociales, que han sido velados de la historia de la ciudad a lo largo del tiempo. En parte, ello es resultado de la falta de conformación de un repositorio general donde esos claroscuros dejen de ser silencio y puedan convertirse en datos relevantes del pasado. El romper las narrativas que se imponen desde los archivos privados de coleccionistas y anticuarios es también parte de democratizar la información pública (Méndez e Iwanow, 2001; Fuentes, 2013; Kropff, 2005).

6En líneas generales, la ciudad de Bariloche ha sido considerada marginal en la construcción regional y ha estado, en cierta forma, aislada del desarrollo provincial. En buena medida puede deberse a su historia particular, íntimamente ligada a Parques Nacionales y el desarrollo que esta institución promovió en la localidad, diferenciado del proceso producido en el resto del territorio nacional rionegrino. La ciudad fue concebida como localidad turística, en la que el paisaje y la arquitectura modelaron una determinada postal promovida como recurso. De la mano con este perfil, en Bariloche se ha privilegiado la historia asociada a los pioneros y a Parques Nacionales, sobre todo en vinculación con la arquitectura del centro y de los hoteles, muchas veces sostenida a través de las visitas y recorridos turísticos cargados de anécdotas vacías y sin profundidad. Acaso ¿no hay otras historias? ¿No hay pueblos originarios? ¿No existen otros barrios? ¿Otros recorridos? ¿No hay tensiones en Bariloche? Lo previo ha sido sinónimo de barbarie, de desierto, y considerado sin interés o valor para ser recuperado.4 Aunque en los últimos años se han producido prometedoras renovaciones a la mirada de la región que ponen el acento en los quiebres y rupturas con ese relato instituido.

7Sumado a este contexto, los diferentes procesos migratorios y las diferencias sociales entre un Bariloche rico y otro sumergido en la pobreza estructural hacen imposible hablar de una construcción identitaria local. Es interesante contrastar con esta situación que la ciudad cuenta con una carrera especializada y dos universidades nacionales afines a la temática de la memoria y la historia; sin embargo, es notable el desapego institucional y social a la constitución de un archivo histórico. La contrapartida de todo esto es que los anticuarios y coleccionistas privados no son cosa del pasado, sino que su accionar se encuentra sumamente vigente en la actualidad y son quienes detentan la propiedad de innumerable cantidad de objetos, fotografías y documentación de la historia local. Sin un repositorio local, institucionalizado y confiable en el largo plazo, difícilmente la comunidad tenga acceso a estos materiales.

8La producción del material documental burocrático conforma el patrimonio cultural administrativo histórico local y posibilita, más allá del buen funcionamiento institucional, la conservación de los conjuntos orgánicos de documentos en instalaciones apropiadas –locales con equipamiento adecuado para esta función– que contribuyen de forma decisiva a la permanencia y disponibilidad de estos documentos para públicos diversos. En la actualidad el archivo de Bariloche no es uno, sino son muchos, ya que cada dependencia municipal resguarda sus fondos documentales con criterios y procedimientos muy diferentes. Por otra parte, a lo largo de los años se han producido expurgos compulsivos por medio de quemas, sin la menor evaluación de lo que se estaba eliminando y utilizando como fundamento la falta de espacio para su conservación. En el año 2016, por ejemplo, de manera absolutamente fortuita se produjo el rescate de dos contenedores de documentación datada entre 1930 y 1960 de importancia histórica e institucional, que hoy se encuentra en guarda a la espera de su puesta en valor (Morales y Piantoni, 2021).5

9Entre los materiales se destacan documentos de vigencia administrativa, como los planos del Hospital Zonal Bariloche o del Centro de Convenciones, los que habían sido dispuestos para la quema y fueron rescatados por docentes de la Universidad Nacional de Comahue. Al poco tiempo de determinada su eliminación se iniciaron obras de ampliación del hospital y de reactivación del Centro de Convenciones, por lo que ambos conjuntos eran necesarios para el municipio y, sin embargo, de no haber mediado la intervención externa, dichos documentos se hubieran perdido.

10La falta de decisión política en esta materia sigue postergando la efectivización de una ordenanza con 30 años de antigüedad. A pesar de los diversos esfuerzos, Bariloche continúa teniendo un no-archivo. Los documentos que han sobrevivido están dispersos en distintas dependencias, sin orden, sin clasificación, control o intervención intelectual para determinar su valor. En una ciudad centenaria esta realidad implica no solo la imposibilidad de escribir su historia más allá de aquella que interesa al turista, sino que vuelve borrosos y velados los actos de gobierno y administración, además de limitar y cercenar los derechos de los que se suponen garantes.

10. 3. El estado de situación

11Si bien los archivos del municipio de San Carlos de Bariloche en buena medida se encuentran dispersos en la diversas dependencias y oficinas, en la actualidad cuenta con un archivo general ubicado físicamente en el corralón municipal que resguarda,6 por falta de espacio, solamente los fondos de algunas áreas municipales: Expedientes de Obras Particulares, los más antiguos fechados en 1938 (planos, finales de obras, notas, cambio de uso, altas y bajas de profesionales, permisos de obra); Expedientes de Habilitaciones Comerciales desde el año 1968 (cambio de rubro, cartelería, cambio de uso, bajas y demás) y los Legajos de Personal Retirado (sin catalogar). No existe en el presente un registro de la cantidad de documentación archivada, aunque algunos datos arrojan que solamente en 2015 se generaron 1500 expedientes nuevos. El resto del material, como decíamos, se encuentra ubicado en distintos edificios, incluyendo algunas delegaciones como Villa Catedral y Puerto Moreno, sin posibilidades reales de preservación adecuadas, sin normativa que regule su uso y sin criterios unificados de clasificación, catalogación y archivo.

12Esta situación coloca a estos documentos en un inminente riesgo de pérdida o daño, e impide su fácil acceso. Además, deja expuestos los fondos documentales a expurgos sin la correspondiente evaluación del material que sucesivamente es eliminado y destruido. Agrava el escenario que la tarea archivística es considerada complementaria y supletoria de los procesos administrativos y no una actividad en sí misma. Como se dijo, el material documental está en continuo peligro, en primer lugar, porque hasta el presente la Municipalidad de San Carlos de Bariloche carece de un protocolo preciso que estipule los procesos de archivo y resguardo del material cotidiano de trabajo, ni de sus métodos y plazos de expurgo y descarte, que además se encuentran dispersos y en algunos casos desordenados, sin posibilidad de conformar una unidad articulada o mantenerlos accesibles.

13Algunos expedientes que no son de consulta frecuente se encuentran en peores condiciones, ya que muchas veces se ven sometidos a diferentes agentes, como el polvo, humedad, filtraciones, deterioro por causas de agentes biológicos (hongos, insectos, roedores, entre otros), dado que son guardados en salas no aptas para su conservación y que en la mayoría de los casos se trata de las peores ubicaciones de los edificios. Llegando, incluso, algunos espacios a ser considerados peligrosos, ya que no se atiende a las capacidades de carga, ventilación, circulación, vías de escape en caso de incendio u otro siniestro.

14En la actualidad conviven diversos sistemas de guardado y de registro a partir de procesos manuales y digitales. Además, dado que las diversas áreas designan dentro de su estructura de tareas distintos números y códigos a los expedientes –de forma superpuesta–, a la fecha no existe una clave única para cada registro.

15Todo ello produjo la necesidad de generar el común acuerdo y la construcción colectiva de las diversas áreas para consensuar protocolos de actuación archivística que permitan en el futuro un mejor desarrollo de las tareas, así como establecer las pautas y criterios necesarios para orientar los esfuerzos de la organización hacia un mejor resguardo y accesibilidad de la información que se genera dentro de cada una de ellas. En el año 2019, a partir de un pedido del Área de Comunicación Interna para el acompañamiento sistemático del proyecto institucional «Administración y manejo de Archivos», bajo la dinámica de círculos de trabajo, se inició la interacción de diversas áreas transversales al funcionamiento municipal como punto de partida en la construcción de estos acuerdos básicos. Nuestro rol como asesoras involucró la coordinación y participación de talleres de trabajo con el personal, el relevamiento de los acervos documentales del municipio, su mapeo y registro, encuentros de actualización temática de contenido teórico y la elaboración de un diagnóstico con el objetivo de lograr líneas concretas de acción. Este capítulo resulta una crónica reflexiva del proceso de trabajo todavía en desarrollo.

10. 4. El inicio de la experiencia y el armado del proyecto

16El vínculo municipalidad-universidades de Río Negro y Comahue surgió a partir de una capacitación dictada en el marco del Proyecto de Investigación pi-unrn 40-B-731 «Archivos y narrativas de la Norpatagonia», de la Universidad Nacional de Río Negro en la Sede Andina, en formato taller denominado «Archivos, museos y narrativas de la Norpatagonia»,7 en agosto de 2019. Allí Soledad Anselmi, trabajadora de la municipalidad, nos puso al corriente de la propuesta de trabajo sobre la temática y la necesidad de acompañamiento. Con el objetivo de conocer al resto del equipo dirigido por Laura Parra,8 y profundizar en los propósitos y metas proyectadas nos reunimos en dependencias municipales ese mismo mes.9

17Para llevar adelante la jerarquización y modernización del archivo existente y dar empuje y visibilidad al archivo histórico, determinamos que se requería de tres elementos fundamentales: la decisión política para mejorar estos procesos, la participación activa de las áreas involucradas y el asesoramiento permanente de organismos como las universidades de Río Negro y Comahue, y del Archivo General de la Nación (agn), que cuentan con el conocimiento específico. El objetivo central del proyecto es el de jerarquizar la administración y manejo de archivos públicos desde una perspectiva de reconstrucción de la memoria de la ciudad, haciendo foco en la accesibilidad a la información pública, el cuidado del medio ambiente y la identificación de la institución como municipio intercultural.

18Para ello nos propusimos una serie de objetivos específicos. En una primera etapa la intención fue identificar, localizar y relevar la situación actual de todos los archivos municipales (cantidad, lugares de resguardo, estado); establecer criterios generales de resguardo, según su periodicidad (uso cotidiano o inmediato, intermedio e histórico); realizar descripción y catalogación de todo el material según las normativas internacionales y los acuerdos surgidos de los círculos de trabajo; revisar la normativa vigente y proponer nuevos encuadres legislativos municipales; establecer prioridades de actuación e intervención para iniciar el proceso de digitalización del material documental. Para una segunda instancia también son metas conseguir la digitalización del material y la conformación de una estructura para la actualización del archivo y la capacitación permanente de acuerdo a los criterios acordados. Lo idealmente esperable sería la jerarquización del área, la contratación de agentes permanentes especializados en el manejo y gestión del archivo, junto con un espacio propicio para el trabajo. En definitiva, convertir al archivo en política del Estado municipal.

19Para llevar adelante estos propósitos, el proyecto se pensó en función de un cronograma de trabajo en el mediano plazo y en diversas etapas. Fue un importante punto de partida la etapa de diagnóstico de las áreas transversales, convocadas en primera instancia por su vinculación con otras dependencias y con todo el personal municipal. Las mismas luego oficiarán en siguientes etapas como multiplicadoras. Estas fueron los Departamentos de Medicina Laboral y de Personal de la Dirección de Recursos Humanos; la División Archivo, el Boletín Oficial y Dirección de Despacho de Gobierno y el Departamento de Sueldos. El diagnóstico surgido a partir del trabajo de los talleres con las diversas áreas permitió reconocer qué se produce, cómo, bajo qué lógicas se ordena y en qué condiciones se encuentran los acervos documentales de cada una de ellas. A partir de estos primeros relevamientos se delinearon algunas estrategias para lograr acuerdos de conservación y gestión, elaborando un primer documento como protocolo de trabajo a mediano plazo.

20Además, como segundo eje de acción se planteó la importancia de la formación y capacitación. A partir del trabajo articulado y del primer diagnóstico producido por las diversas áreas, se proyectó llevar adelante algunas capacitaciones sobre cuestiones teóricas y normativas. La intención fue que desde las universidades nacionales del Comahue y Río Negro se pudiera realizar una asesoría en cuanto a legislación, normativas, cuidados y prácticas básicas, entre otros, respecto de los archivos documentales. En esta instancia nos encontramos en la actualidad, trabajando de manera simultánea el diagnóstico, los acuerdos y la capacitación, virtualmente paralizada por el contexto pandémico, aunque nuevas iniciativas se estén constituyendo, tal como se verá más adelante.

21Para una siguiente etapa se espera poder abordar la elaboración de protocolos explicativos, con el objetivo de materializar en un documento de funcionamiento para los archivos administrativo-intermedio-histórico. Otro gran momento será trasladar la experiencia de diagnóstico a otras áreas de gran cúmulo de documentación dentro del aparato municipal, priorizando las áreas no transversales que trabajan con el Archivo Municipal. Para ello, oportunamente se contactará a las direcciones de Inspección General y Obras Particulares para avanzar en la fase diagnóstica. La etapa final de implementación, financiación –con fondos propios o a partir de la búsqueda de fondos externos– y la sustanciación o constitución del Archivo General Municipal será la más desafiante.

10. 5. El diagnóstico y los primeros encuentros

22Una vez determinado el alcance y las necesidades que nosotras podíamos cubrir y los ejes en los que podíamos participar e intervenir, nos presentamos frente a los integrantes de las áreas transversales seleccionadas para participar en la experiencia piloto. Bajo el formato de talleres se inició la primera instancia de diagnóstico descripta. En ese encuentro la intención fue romper el hielo y generar empatía o establecer una vinculación con el potencial que implican los fondos documentales para los ciudadanos. Para ello tuvimos un encuentro,10 en el que realizamos una suerte de juego con los objetos y los documentos que nos representan a lo largo de nuestro ciclo vital, y a los espacios de trabajo. Cada participante, además de presentarse a sus compañeros, debió relacionarse con el objeto que había elegido y explicar porqué. A continuación se hizo lo propio con los lugares de trabajo cotidianos. Con esta actividad se identificaron prejuicios, preconceptos, sentidos y representaciones sobre los archivos, objetos y documentos.

23En esta primera instancia surgió una serie de ideas básicas e interesantes. Algunos participantes resaltaron la importancia del orden para que aquello que se guarda se pueda «volver a usar» y el concepto del libre acceso a la información. Como contrapartida, el área de Medicina identificó, por su especificidad, la noción de acceso restringido, apelando al resguardo de la intimidad de los datos que constituyen los legajos médicos y expresó que algunas restricciones deben ser aplicadas. De esta forma quedó planteada la idea de que no todos los tipos documentales pueden o deben ser tratados de la misma manera.

24Al describir o plantear sus percepciones sobre los archivos, los distintos participantes dejaron entrever diversas capas de sentido. Por un lado, manifestaron la importancia que estos tienen y la valoración que les asignan, sin embargo, al mismo tiempo, al describir las actividades asociadas al archivar documentación se deslizaron en el discurso una serie de palabras o frases que nos resulta importante recuperar: «tedioso», «colapsados», «abrumador», «mucho papel arrumbado», «pilas de cosas», «espacios peligrosos», poniendo en cuestionamiento la tarea en sí misma. Estos lugares comunes son los que buscamos desandar a través de las diversas acciones encaradas.

25Al final del encuentro se facilitó a cada área una ficha de diagnóstico y un modelo de Power Point para hacer las presentaciones planificadas para el segundo encuentro de manera sistemática. La «Ficha de diagnóstico sobre resguardo de documentación» confeccionada por nosotras fue para facilitar el relevamiento general por áreas y dependencias sobre los documentos que allí se producen y resguardan, los tipos de soportes utilizados (digital o físico), las temáticas que abordan, si internamente conocen sobre reglamentación, ordenanzas, leyes que rigen su guarda, las fechas extremas y volumen del material, la cantidad de personal designado, las condiciones edilicias y de almacenamiento del espacio para el resguardo, el estado general de conservación de la documentación, los criterios de clasificación utilizados, y si conocían cuándo y de qué forma se habían realizado expurgos. Además, se consultó sobre las observaciones que cada área tuviese para aportar, sus necesidades concretas, sugerencias y expectativas sobre el proyecto. En el Power Point también se pidió explicitar la cantidad de personal del área, cuántos estaban abocados a tareas de archivo, la cantidad estimada de documentación producida, fotos del lugar de trabajo y almacenamiento, y las distintas estrategias de resolución de dificultades.

26Junto con Laura Parra en el mes de septiembre nos reunimos con el representante del Área de Información y Tecnología de la Municipalidad,11 donde se le presentaron al funcionario los objetivos del proyecto y las acciones realizadas hasta ese momento, ya que la municipalidad busca en un futuro mediato producir e implementar un sistema de gestión electrónica documental y, por lo tanto, de digitalización de muchos de los materiales actualmente activos. Frente a ello, se planteó que oportunamente todas las áreas pudieran realizar sus aportes al momento de diseñar protocolos de archivo y registro, a fin de que los mismos estén en línea con una futura gestión, normalización y digitalización, manifestándose la importancia de que pueda asegurarse una clave única para cada expediente, ya que como mencionáramos por la dispersión, actualmente cada área le asigna una nomenclatura diferenciada a documentos o expedientes sobre los que se realizan distintos tipos de trámites. En la reunión también se reconoció la preocupación por los archivos que por cuestiones de espacio se estaba decidiendo eliminar. A esta complejidad se sumó el reconocimiento de que en muchos casos existe un fuerte recelo y reserva sobre el manejo de la información, y que cada área generalmente prefiere tener un acceso rápido, cercano y seguro a sus materiales de trabajo, lo que dificultaría que se ubicaran en un espacio único. Otra de las preocupaciones manifestadas por el funcionario fue señalarnos la necesidad de proyectar la sostenibilidad de esta iniciativa en el largo plazo, dado que al no ser una prioridad de agenda política, no se contaría con erogaciones de dinero ni con personal especialmente capacitado ni con acceso a tecnología acorde a este tipo de tareas, puesto que el municipio no está en condiciones de afrontar ese tipo de gastos.

27En el segundo encuentro taller12 las distintas áreas pudieron recuperar el trabajo y la experticia sobre cada tipo documental y las lógicas de gestión específicas a partir de la exposición de los Power Point que se les había proporcionado y la ficha de diagnóstico. Partimos de una consigna que permitió la reflexión y análisis de las prácticas propias y del otro: se debía poner atención a aquellos aspectos que les parecieran positivos o acertados, las ideas con las que pudiesen aportar y qué elementos, entendían, necesitaban ser modificados.

28Las principales coincidencias en las presentaciones pueden resumirse en varios puntos. En primer lugar todos resaltaron la importancia que tiene disminuir la acumulación de material en papel, ya que los espacios de archivo son reducidos y no son los adecuados para esta función. Todos reconocieron, además, que no se rigen por ningún tipo de normativa específica, sino que el trabajo de archivo se realiza bajo el criterio interno del área por usos y costumbres. Estiman que la gran mayoría de la documentación recibida se conserva de manera permanente y que no hay registro de cuánta documentación se encuentra archivada, pero esporádicamente existen expurgos compulsivos sin ningún tipo de evaluación, asociados a mudanzas, la ausencia de quien los había resguardado hasta el momento, órdenes superiores, entre otras situaciones señaladas. Como consecuencia de ello coinciden en la importancia de unificar criterios entre todos. Respecto de los espacios, todos indicaron que no se cuenta ni con los insumos básicos necesarios (biblioratos, carpetas, cajas, muebles y otros), ni con un lugar acorde de almacenamiento de documentación. Muchos plantearon como un problema que los repositorios estén en lugares físicos diversos, sin embargo todos apelaron a que de constituirse un espacio único propio para el archivo, debía encontrarse cercano a las oficinas para no entorpecer su tarea. En cuanto a las carencias se señalaron cuestiones referidas a la falta de condiciones de seguridad para el trabajo como, por ejemplo, salidas de emergencia, falta de previsión de material ignífugo, la necesidad de planificación sobre las capacidades de carga, la ausencia de elementos para manipular la documentación almacenada como guantes o barbijos en lugares donde circulan roedores y otros. Por eso, como una importante coincidencia, surgió la idea de pasar a procesos de gestión electrónica, siendo prioritario para ellos comenzar a digitalizar la documentación.13

29En resumen, las carencias señaladas se reiteran en la denuncia y reclamos por la falta de espacio, personal y capacitación. Los aspectos positivos a resaltar estuvieron puestos en la fuerte expectativa y compromiso de todos los convocados en concretar el objetivo de construir la normativa de gestión y uso de la documentación, y el poder lograr la concreción de un archivo único. El cierre del encuentro puso el acento sobre los objetivos de los próximos talleres a partir de la pregunta sobre cómo se busca la información y las condiciones de accesibilidad y disponibilidad de los documentos ante la necesidad de uso.14

10. 6. Lenguaje común y herramientas teóricas

30Como parte de la segunda etapa del proyecto se realizó una capacitación para tener herramientas conceptuales claras en común para empezar a escribir el reglamento.15 En este encuentro se abordaron temáticas relacionadas con la importancia y función de los archivos documentales respecto de su fiabilidad, validación, derechos que garantizan y la legislación que los regula para el acceso a la información pública, hábeas data, restricciones y otros. Además, se definieron los diversos tipos de archivos,16 las ideas en torno de su practicidad al dotar de racionalidad al Estado facilitando sus prácticas, señalándolos como parte constitutiva del proceso de trabajo y no complementaria. En articulación a ello se analizaron los diversos sistemas de registro como los catálogos,17 cuadros de clasificación, procesos intelectuales y físicos de clasificación, nomencladores y bases de datos, considerándolos todos como herramientas o instrumentos que permiten dar a conocer los fondos documentales y sus diversos niveles,18 mediante la descripción de las unidades que contienen.

31Sucintamente los temas se abordaron atendiendo a los siguientes criterios: la identificación o clasificación general (conocimiento exhaustivo), la descripción (multinivel: de lo general a lo particular identificando productor, identificación, fechas extremas, unidades o metros lineales, fondo o colección, área de contexto, funciones, historia archivística, organización del fondo, documentación asociada, idioma, escritura), la mantención de los principios de procedencia y orden original (no se reacomoda el material de guarda, ya que se imprimen factores subjetivos, por lo que siempre se mantiene tal y como se lo produjo manteniendo su lógica interna), el armado de los cuadros de clasificación según normas internacionales, la creación de nomencladores (una vez realizados todos los procesos previos de ordenamiento intelectual, clasificación y descripción de los fondos se procede a darles nombre: siglas del fondo, número de: caja, expediente y documento) y base de datos (herramienta complementaria de búsqueda de la información que se construye con los datos proporcionados en los cuadros de clasificación, los nomencladores, la ubicación y registro físico del documento junto con otras descripciones complementarias, como su estado de conservación, si fue digitalizado, palabras claves o resumen de su contenido y demás), la conservación (contra patógenos, los cambios de la temperatura ambiente, humedad, contenedores, polvo, roedores), estabilización e identificación física (foliación) y la digitalización (que es el proceso de pasar de un formato analógico a digital para su conservación en diversos formatos informáticos; este debe ser siempre el final del proceso, ya que si no es claro el cuadro de clasificación y la nomenclación se duplicará el caos físico en uno informático). En todo este desarrollo se debe tener en cuenta los costos, los procesos de actualización tecnológica, la caducidad de algunos formatos. Facilita la consulta y hace más fácil asegurar el acceso a la información. Su objetivo, además, es el de que los documentos originales dejen de ser manipulados directamente.

32Otro de los temas abordados fue el de los expurgos o baja documental de aquel material que ha prescripto en sus valores administrativos y no posee significación histórica. Se analizó la evaluación con criterios predefinidos de los conjuntos documentales que se resguardan y, a partir de allí, definir su destino.19 En contraposición se discutió la decisión de la guarda permanente, entendida como la decisión de conservar a perpetuidad determinados materiales considerados como valiosos por su contenido informativo, cultural e histórico. Finalmente, se definieron las diferencias entre la digitalización de documentos y los documentos electrónicos, contrastando su naturaleza, producción y gestión.20

33Se apeló a la estrategia de impulsarlos a identificar eventos que solo pocos pudieran dar cuenta para demostrar la importancia del registro de los diversos acontecimientos institucionales. Uno de los ejemplos que fue recurrentemente mencionado en las mesas de trabajo fue la recuperación de una anécdota en relación con los números de legajos del personal. Los agentes de Recursos Humanos detectaron que en determinado momento los números de registro de los legajos habían sido reciclados, por lo que personas que habían ingresado a la institución hacía relativamente poco tiempo contaban con números bajos en sus legajos. Esta situación, si bien produjo risas y chistes al respecto, rápidamente pudo ser reelaborada en una problemática recurrente en las instituciones. Para reciclar esos números fue necesario, primero, eliminar el contenido original de esas carpetas, borrando la historia laboral de un compañero. Cuestión difícilmente, o hasta imposible, de recomponer. En relación con ello, los propios trabajadores recordaron casos de personal cesanteado, o que había tenido alguna dificultad a la hora de su jubilación o del reconocimiento de algún antecedente o derecho, y que gracias al resguardo de dicha información la situación había podido ser resuelta. Estas reflexiones sobre un determinado ejemplo les permitió dimensionar específicamente lugares de anclaje de la teoría trabajada hasta el momento.

34En contraposición a la constante eliminación de material de alto valor documental e histórico, una situación puso de relieve la importancia de reflexionar sobre la guarda permanente. En el área de medicina laboral, junto con los legajos médicos del personal se resguardan los estudios y análisis que los agentes se realizan a lo largo de su trayecto institucional. Entre ellos se destacan las radiografías, que antiguamente se imprimían en láminas de acetato de gran tamaño. La incomodidad de manipularlas junto a papeles de menores dimensiones hizo que estas fueran colocadas en espacios de almacenamiento distintos a los legajos. Con el tiempo, la correlación entre ambos se fue perdiendo y en la actualidad el municipio posee importantes cantidades de láminas de acetato que no cuentan con ningún valor documental. Esta anécdota, jocosa como la anterior, también permitió poner en tensión la lógica del guardado sin un proceso intelectual de intervención del material del acervo.

10. 7. La construcción de acuerdos y propuestas

35Cerrando los alcances de esta crónica,21 destacamos otra de las actividades realizadas, la lectura y análisis de distintos modelos de reglamentos de archivos documentales e históricos de latinoamérica para identificar instrumentos útiles para la propia práctica.22 Las conclusiones y puntos de acuerdo a los que se llegaron pueden dividirse en dos grandes niveles. Primero, considerando la gestión el Área de Archivo –que actualmente atiende consultas permanentes en la sección de Obras Particulares–, se identificaron una serie de medidas posibles para ser tomadas a la brevedad sobre los usuarios y el acceso para asegurar la conservación de la documentación almacenada:

• Pedido del material por listado y completar una ficha.
• Obligación de mantener el orden original del expediente consultado.
• El acceso es sin mochilas, bolsos o aparatos de reproducción digital.
• El incumplimiento de este reglamento permitiría negar el acceso.
• Establecer restricciones sobre el uso del material deteriorado.
• No se puede acceder a más de dos expedientes al mismo tiempo.
• Si se identifican anomalías, faltantes, deterioros u otros se debe avisar al personal.
• Se debe consignar la procedencia de todo el material consultado.

36En segundo lugar, se señaló otro grupo de acuerdos y coincidencias más generales en torno a la identificación de la importancia de la claridad de la información proporcionada tanto a trabajadores como a usuarios. Por ello se estableció la necesidad de fijar objetivos y funciones del Archivo General Municipal, estandarizar los procesos internos para evitar arbitrariedades, junto con la implementación de reglamentos y plazos para el traspaso de documentación al archivo desde cada área. En el futuro sería importante fijar o definir el perfil del personal dedicado al archivo, así como establecer programas de capacitación permanente. En definitiva, queremos resaltar cómo todos los participantes se apropiaron de la importancia de crear un protocolo de cómo se trabaja (qué tipos de tareas, en qué plazos) y detallar minuciosamente su funcionamiento.

37Respecto de las prácticas de archivo actuales se señalaron aspectos positivos y negativos. Positivos: formatos de identificación de tipos documentales (por colores y nomenclaturas), la riqueza de la información y su importante cantidad para preservarla, la experiencia en los procesos de trabajo. En cuanto a falencias a resolver en la brevedad se detectaron problemas como que en la actualidad se realizan las consultas sin ningún tipo de resguardo o control en algunos casos y, en otros, no existe la posibilidad del acceso, los expurgos compulsivos sin análisis, los espacios físicos, la falta de sustentabilidad, el uso de materiales nocivos o contraproducentes en términos de conservación, la inexistencia de una base de datos o algún tipo de registro de lo que se posee o se ha eliminado y la falta de criterios para la guarda digital. Se propuso que los materiales a expurgar sean utilizados para hacer, por ejemplo, papel reciclado –y no incinerado, como hasta ahora– y pueda ser reutilizado por la propia municipalidad, con excepción de aquel material identificado como sensible, como del área de medicina.

38Como cierre de las actividades y en función de la planificación de futuros encuentros les solicitamos que a partir de la ficha de diagnóstico realizada y el contenido teórico trabajado, cada área pudiese identificar las cuestiones particulares que creyeran necesarias plasmar en el reglamento general (por ejemplo el área de medicina, que ya había señado sus particularidades) y que empezaran a redactar la introducción de un catálogo con la descripción general de cada espacio, su historia –si la conocían–, los datos más relevantes, la naturaleza, contexto y actividades de la institución de la que forman parte, eventos significativos como mudanzas, incendios, apertura o cierre de una oficina, creación o desaparición de un área, crecimiento o decrecimiento en el organigrama, fusiones o divisiones, sus estatutos jurídicos y fuentes legales, funciones, su estructura y organización interna, fondos documentales generales, tipos de documentos, secciones o series, observaciones generales que creyesen pertinentes, identificar las relaciones con otros organismos, entidades, dependencias y si su área emite o recibe documentos para/de otros y demás.

39Paralelamente a estas actividades se estableció contacto con el personal a cargo del Archivo del Poder Judicial de la ciudad de San Carlos de Bariloche.23 La intención fue poder conocer la experiencia exitosa de su personal e in situ su repositorio sistematizado y ordenado. Allí pudimos observar espacialmente muchas de las operaciones teóricas e intelectuales sobre las que habíamos estado trabajando y que se podrían implementar en el Archivo Municipal.

10. 8. A modo de conclusiones ¿depósitos de papeles o archivos vivos?

40La experiencia transitada fue muy enriquecedora y nos permitió observar una serie de cuestiones generales teórico-prácticas a resaltar como primer diagnóstico del estado de situación actual de un futuro archivo único municipal, detectadas a partir de los distintos encuentros de trabajo, entrevistas y relevamientos:

• En tanto institución burocrática, administrativa y política de 90 años de antigüedad produce una inmensa cantidad de documentación de forma permanente. Por lo que abordar toda en conjunto no es posible y es necesario establecer un cronograma de prioridades.
• A lo largo de los años de existencia de esta institución se ha ido acumulando información documental en espacios inadecuados para tal fin y con criterios que dificultan su acceso. Como consecuencia este se torna imposible y se pierden datos que son importantes para la memoria histórica de la ciudad y como garantía de derechos.
• Muchas de las carencias manifestadas son resueltas a partir de la creatividad de sus gestores y usuarios, sin embargo la falta de un presupuesto adecuado implica que estas soluciones son únicamente parches momentáneos y no parte de una política de Estado municipal.
• Hemos sido testigos de expurgos desordenados y sin registro. Hasta la actualidad no existe normativa que establezca metodologías de resguardo documental y de un expurgo apropiado. Tampoco existe una reglamentación sobre quién, qué, cómo y por cuánto tiempo debe resguardarse la documentación.
• El municipio de San Carlos de Bariloche no tiene registro de cuántos depósitos posee, dónde están, qué y cuánta documentación resguardan, lo cual dificulta el acceso a la información, provoca pérdida de documentos y propicia la duplicación de archivos.
• El acceso a la información pública resulta complejo a raíz de esta falta de organización interna y de reglamentos que regulen el resguardo y el expurgo.
• Cada área pudo hacer un primer relevamiento de las instalaciones y los estados de sus archivos, los métodos implementados y las dificultades encontradas.

41Es de gran importancia el trabajo iniciado que compromete a los distintos actores sociales vinculados a las diferentes tareas de archivo y preservación documental. Se prevén nuevas etapas, operativas específicas de la archivística y otras, de formación de los empleados de planta y contratados, así como la apertura de espacios para dar la posibilidad de su consulta. La digitalización, por otra parte, y todo lo vinculado a las nuevas tecnologías, requiere la colaboración y tareas conjuntas entre profesionales de distintas formaciones disciplinares. Las tecnologías de conversión digital de textos e imágenes están permitiendo grandes avances en el acceso a investigadores y público en general a la información, a la vez que las reproducciones electrónicas ayudan a preservar los originales de los riesgos derivados de su manipulación directa.

42En una nueva etapa de trabajo será necesario revisar el estado físico de los materiales, para llegar a un plan de modificaciones edilicias para disponer de manera permanente de un espacio único adecuado para recibir la documentación de todas las áreas, a fin de asegurar que el patrimonio documental sea preservado en forma correcta para permitir el desarrollo del trabajo cotidiano de manera ordenada, clara y transparente, y finalmente ponerlo a disposición del público en general y de los investigadores en particular, a partir de la separación funcional en archivos administrativo-intermedio-histórico. Para ello será necesario: a) establecer las condiciones de temperatura, humedad e iluminación de los depósitos documentales; b) evitar fluctuaciones importantes y frecuentes de las condiciones ambientales; c) observación del material guardado y muestreo de material contaminado; d) tránsito de personas en contacto con el material documental; e) programas de formación de personal calificado, promover la investigación, la adopción de normas sobre el tema; f) digitalización del material que se defina y destine a la consulta de los investigadores.

43La riqueza del patrimonio bibliográfico y documental institucional no ha sido reconocida ni difundida adecuadamente, por lo que su valor como testimonio de nuestra historia y cultura no es apreciado ni estimado por la sociedad.

44Estamos frente a varios desafíos. Romper con una tendencia de manejo documental desarticulado y precario de tantos años no es menor. Trabajar como colaboradoras ad honorem, en nuestros acotados momentos de agenda, sin una dedicación específica full time, sin ser especialistas en la temática y sin un marco institucional que acompañe la tarea de asesoramiento, sumado a la situación del aislamiento social producto de la pandemia del covid-19 durante el año 2020, nos advierten de que se tratará de un proceso lento.

45Los archivos se constituyen como tales solo a partir de su procesamiento intelectual y su activación a partir de hacer la información accesible y de su uso. Para ello será necesario contar con una fuerte voluntad política y administrativa para crear las condiciones tanto edilicias como de trabajo, capacitación y actualización adecuadas, para asegurar que no se trate únicamente de un proyecto aislado de un área. Las tareas de archivo, además, deben dejar de ser comprendidas como secundarias o complementarias, para pasar a ser concebidas y reconocidas por lo que son: constitutivas de los procesos de trabajo.

46Ni actualmente, ni a lo largo de los años como ha quedado de manifiesto en este texto, ha sido un objetivo para el municipio la conservación del patrimonio documental, por lo que es necesario ponerlo en agenda. Este tipo de experiencias –más allá de nuestra participación– son una fuerte apuesta para transformar esta situación de desidia y aquellas que son construidas desde adentro y de forma colaborativa son fundamentales, más aún si quienes tienen la voz autorizada son los que llevan adelante la tarea cotidiana y poseen, por lo tanto, la experticia de la práctica diaria. Poder aportar contenido teórico y una mirada macro sobre el estado de situación es nuestra contribución para acompañar este proceso. Luego del diagnóstico y algunas acciones llevadas adelante desde el voluntarismo resulta necesario apelar a profesionales en la temática que puedan abordar de forma integral la tarea que sigue.

10. 9. Apéndice pandémico… ¿y después?

47La situación desencadenada por el corte del trabajo presencial y en formato taller, tan importante para el intercambio y común acuerdo, producto del contexto producido por el covid-19, ha perjudicado en alguna medida la inercia que había tomado el proyecto. Sin embargo, la pandemia no impidió que ciertas dinámicas se continuasen reproduciendo.

48De forma sorpresiva el pasado 15 de julio de 2020, frente a una dependencia municipal de una calle céntrica de la ciudad, se ubicó un contenedor en el que se habían desechado distintos documentos, expedientes y carpetas, incluso materiales de trabajo en buenas condiciones. Allí se dispuso, sin ningún criterio, en la vía pública documentación en la que figuraban datos personales sensibles, firmas y otra información de los contribuyentes de la que el municipio es garante de reserva. Sin respeto alguno que merecen los datos personales en particular y del manejo de sus acervos documentales en general, la situación generó revuelo en los medios de comunicación e indignación en la comunidad, por lo que a través de las redes sociales y medios digitales prontamente la situación se transformó en agenda. De la mano del repudio social, y más allá del disgusto, nos puso en alerta el desconocimiento del trabajo realizado por pares en materia de manejo de documentación.

49La conmoción que esto produjo prontamente se buscó resolver por medio del retiro del contenedor de la vía pública, sin mayores precisiones sobre el destino final de los materiales y sin una voz oficial que buscara justificar la decisión tomada en primera instancia. Pese a la indignación generada y el silencio oficial, un elemento recompone parcialmente este nuevo expurgo: fueron los trabajadores municipales del Área de Archivo que participaron de los encuentros quienes rescataron, protestaron y apelaron a la opinión pública para que se respetaran no solo los documentos y sus datos sensibles, sino su propio esfuerzo y trabajo en la protección y gestión del Archivo Municipal en permanente constitución.

50Finalmente el tema se instaló de tal manera que, incluso, algunos concejales se pusieron en contacto para promover acciones que tendieran a formalizar los esfuerzos emprendidos, y el ejecutivo municipal tomó debida nota de la situación. El 4 de septiembre de 2020 salió un video institucional para poner en conocimiento de la comunidad la experiencia de eliminación de documentación expurgada por medio de un convenio con la Asociación de Recicladores de Bariloche (arb).24 Rescatamos que fueron los mismos trabajadores los que vehiculizaron el reclamo, visibilizaron la situación, promovieron buenas prácticas y se aseguraron de que los documentos fueran dispuestos de una manera acorde, por medio de un acuerdo de confidencialidad, el labrado de un acta de expurgo y el reciclado del material. Esperamos que estos acuerdos y protocolos no queden en letra muerta, sino que se constituyan en prácticas vivas de gestión y resguardo del patrimonio documental.