Les aspects essentiels du modèle systémique et intégratif

1Depuis 1999, au Portugal a été élaborée une approche innovante de l’archivistique : comprise comme une branche théorique et pratique des Sciences de l’information, elle vise à comprendre la genèse, la formation et le maniement des archives, ainsi que les flux génésiques d’information et leurs contextes historiques associés1. Cette théorie s’est focalisée en 2004 sur les fonds d’archives familiales et personnelles, en mettant en particulier l’accent sur ceux des familles nobles de l’Ancien Régime2. Depuis, elle a été appliquée tout d’abord dans plusieurs études de cas menées par l’Arquivo Distrital de Braga et l’Universidade do Minho3 et, par la suite, par des mémoires de maîtrise de la Faculdade de Letras da Universidade do Porto4. D’autre part, cette voie scientifique s’est développée et a été améliorée grâce à un dialogue permanent avec Maria de Lurdes Rosa, dont les recherches, fondées sur l’Archival Science, portent en particulier sur les archives des familles nobles de l’Ancien Régime5.

2Dans ce texte, nous avons l’intention de présenter les caractéristiques essentielles de cette théorie et son application pratique à la Fondation Casa de Mateus6, en nous adossant au texte fondateur d’Armando Malheiro da Silva ainsi qu’aux résultats concrets qui ont été obtenus7.

3L’attitude habituelle envers les documents des familles et d’illustres personnalités, ainsi que pour la documentation de toute entité, est tributaire d’un modèle de comportement généralisé qui tend à négliger, éliminer, vendre et diviser les documents les plus divers. De cette interminable et permanente destruction demeurent des archives résiduelles que de nombreux archivistes, marqués par une forte conception restrictive du fonds d’archive — propres aux activités administratives, juridiques et comptables —, trouvent difficile de considérer comme fonds et comme un système d’information (SI). Ils se réfugient alors dans de vagues et ambiguës terminologies, tel le terme de « collection », par exemple, souvent employé par habitude et avec peu de sens critique.

4C’est ainsi qu’a surgi la nécessité de changer de paradigme et d’importer la Science de l’Information dans le domaine de la recherche, de la contextualisation et de la disponibilité de l’information, en nouant un dialogue fécond avec les études de Terry Cook, Eric Ketelaar, Francis Blouin et d’autres encore8. Les effets de ce changement profond de paradigme sont nombreux et imprévisibles à moyen et long terme. Une fois cette science replacée dans un cadre théorique et méthodologique qui est le fondement du modèle, nous nous proposons d’étudier et de permettre l’accès aux systèmes d’information résultant des familles et individus, puis maintenus par eux.

5Dans chaque cas, indépendamment du volume des documents et de leur variété typologique et, plus particulièrement, des conditions physiques, sociales et institutionnelles dans lesquelles ils se trouvent et sont étudiés (une famille ou les héritiers d’un personnage public peuvent les garder en leur possession, mais la documentation peut également intégrer un service d’archives ou une bibliothèque), il ne peut s’agir de vouloir produire en hâte un guide, un répertoire ou un inventaire pour satisfaire les utilisateurs. Dans la mesure du possible, il convient surtout d’appliquer le modèle systémique et une procédure interactive.

6Ce modèle, proposé par la première fois en 1997, puis progressivement testé et amélioré, se fonde avant tout sur l’idée d’organicité des archives de famille, longtemps méprisées par les archivistes, ou au mieux considérées comme des collections. Il n’est pas question de revenir ici aux premiers jalons de ce modèle, désormais connus9 ; les travaux achevés et en cours, mentionnés en préambule, et qui relèvent de cette conception — même partiellement — sont la meilleure façon de démontrer sa viabilité, tout comme les avancées qu’il a permises dans la connaissance et la compréhension des archives de familles portugaises. Désormais, il s’agit plutôt de le renforcer, d’essayer de résoudre différentes questions encore ouvertes, d’apprendre dans le partage et le débat académiques. Pour ce faire, il convient soit de revisiter d’anciennes propositions similaires — telles que celle de Charles Samaran pour les archives de la Maison de la Trémoïlle —, soit de connaître de nouvelles tentatives pour mieux organiser, décrire et communiquer les archives de famille, parmi lesquelles sont exemplaires les récents travaux d’Anne Gérardot, ainsi que ceux de différentes contributions au programme Archifam10. Il s’agit, enfin, de porter directement à la connaissance d’un public élargi et international l’application de ce modèle d’organisation des archives, à partir de l’exemple même de sa première expérimentation, à la Casa da Mateus (Vila Real, Portugal)11.

7Nous présenterons d’abord brièvement l’histoire générale de la famille et le contexte de production des documents et des archives, pour ensuite proposer deux études de cas particulièrement révélatrices du travail accompli et des potentialités d’application du modèle. Tout d’abord, l’étude des Gavetas (« meubles à tiroirs ou layettes ») témoigne de la façon dont le modèle systémique d'organisation générationnelle intègre et interprète les organisations anciennes dans le fonds d’archive. Elles sont ainsi envisagées comme une action dans la gestion de l’information du système, et non comme un acte technique externe, et encore moins comme une quelconque tentative « archaïque » d’organisation archivistique. Ensuite, nous ferons part de la proposition d’organisation et de description d’un sous-système, celui de la famille Melo, l’une des nombreuses familles qui s’est agrégée au tronc principal de la Maison.

La pratique du modèle de la Casa de Mateus

8Les Archives de la Casa de Mateus préservent la mémoire de treize générations consécutives depuis 1577. La complexité de la production d’information familiale est visible dans l’existence de la documentation administrative de la Maison, produite par la branche principale, ou par d’autres familles qui lui sont liées par des mariages successifs ; à cela s’ajoute encore l’information produite par les différents membres de la famille dans l’exercice de leurs activités publiques et privées.

9En réalité, les archives de la Casa de Mateus sont composées des archives de la branche principale de la famille, créées initialement par Cristóvão Álvares et Maria Gonçalves, mais pas seulement. Dans ce noyau initial ont été intégrés au fil des siècles les papiers de plusieurs rameaux familiaux, et ce pour différentes raisons. Jusqu’à la fin du xviii^e siècle, ont été incorporés les papiers des familles Álvares Mourão (Cumieira), Ferreira de Aguiar (Vila Pouca de Aguiar, Lago Bom et Bornes), Botelho Ribeiro, Botelho de Sampaio, Coelho de Figueiredo, Mascarenhas Ribeiro (Moroleiros), Coelho de Faria (Arroios), Mendes de Vasconcelos (morgados de Fontelas) et Queirós (Outeiro) puis, dans la seconde moitié du xix^e siècle, ceux des familles Melo et Mangualde.

10Mateus s’est toujours imposé comme la force centripète dans la jonction — jamais aléatoire, ni fortuite — de ces archives familiales, que ce soit en raison de mariages, d’héritages ou d’exigences judiciaires. Tout convergeait vers une unique Maison, transformée en locus de gestion d’un vaste patrimoine ; son chartrier a pris alors une importance indéniable, devenant un instrument de gestion privilégié.

11La complexité des relations établies pour cette famille, visible à travers le fonds d’archive, requiert une approche novatrice, loin des visions réductrices des études classiques d’archivistique, filiale de l’Histoire : ainsi peut émerger, dans la représentation de l’information, la structure organique familiale et personnelle. Cette méthode permet de reconstituer le contexte original de l’information et, par conséquent, de moderniser et de faciliter l’accès à l’information, en commençant par restituer le cadre organique et fonctionnel tout en y liant le catalogue. Ainsi, entre 2001 et 2005, les Archives de la Casa de Mateus ont développé un projet de traitement des documents dans le cadre du modèle théorique et pratique de la Science de l’Information ; ont été publiés un catalogue partiel et un CD-ROM avec une perspective globale du fonds d’archive. De ce projet est né le Système d’Information Casa de Mateus (SICM), aujourd’hui actif, et qui concerne les différentes branches de la famille à travers le concept de sous-système d’information. À côté des sous-systèmes familiaux, la même représentation permet l’intégration de l’information professionnelle liée à la Maison et concernant les membres de la famille qui ont occupé des postes au service de l’État et dans d’autres secteurs.

12La documentation a été traitée en se fondant sur l’idée essentielle que toute information personnelle ou familiale a une organicité et fonctionnalité qui peut et doit être représentée, par opposition aux convictions de l’archivistique traditionnelle, et ce afin de surmonter la dichotomie fonctionnelle réductrice entre activités publiques et privées, habituellement appliquée à la famille et aux archives personnelles. Bien qu’il y ait différents types de familles, nous devons reconnaître que les générations successives sont une marque de l’organicité : ainsi se prouve la façon dont l’information a été structurée de manière à atteindre les objectifs poursuivis. Outre la continuité génétique jalonnée par les descendants des générations ultérieures, ce travail a été effectué en tenant également compte de deux fondements organiques et structurels de la famille : l’union de deux personnes de sexe opposé et l’activité des différents membres de la famille.

13Si l’archiviste se contente de prendre le point de vue du producteur/utilisateur de l’information, on comprendra comment il est réducteur et simpliste de fractionner les documents entre les activités personnelles et publiques. Chaque personne produit/utilise différents types d’informations. Une fois établie une logique de chercheur avec des classifications thématiques et fonctionnelles, celle-ci peut entrer en collision avec la logique de l’information du producteur, et ainsi ne pas contribuer à accélérer la récupération de cette information.

Un cadre de classification, mais organique et fonctionnel

14L’étude organique et fonctionnelle de la famille de la Casa de Mateus, autour de laquelle s’organise l’information en sections générationnelles ou familiales logiques, est le Système d’Information de la Casa de Mateus (SICM). Les exemples ci-dessous permettront une meilleure compréhension de la logique organisationnelle qui a fondé le schéma de classification réalisé.

15En analysant les tableaux ci-dessus, nous pouvons voir que la section correspondant à la génération d’administration de la Maison est identifiée par les noms propres en usage à l’époque. Le sous-fonds 03.01 (tableau 1) correspond au couple administrateur, formé par le fils aîné et sa femme. Dans cet exemple, Maria Coelho, fille du fondateur et administrateur de la Casa de Mateus, a exercé des fonctions pendant la vie de son mari et après sa mort. Par conséquent, afin de mieux représenter le contexte de l’administration de la Maison, et donc la production/réception de l’information, il a été convenu de lui attribuer également cette position. Les sous-systèmes identifiés ici (tableau 1) ont trait à la propriété et aux autres actifs acquis par le couple, mais aussi aux acquisitions et gestion dans l’histoire de la famille précédente, d’où la référence au sous-système correspondant (tableau 2). Dans le sous-fonds 03.02 (tableau 1) est intégrée l’information produite par chaque membre du couple avant et après le mariage. Quant au sous-fonds 03.03, il comprend les documents d’une sœur de l’administrateur.

16Dans un contexte familial aussi complexe que celui de la Casa de Mateus aux liens familiaux multiples, certains documents concernent des personnes que nous n’avons pas été en mesure d’identifier ou dont nous ignorons les liens vis-à-vis de la Casa de Mateus. Dans ces cas, nous avons choisi de créer un sous-fonds organique, qui apparaît respectivement à la fin de chaque classement, avec le titre générique « non identifié » : sous réserve de preuve documentaire, cette information pourra à l’avenir être intégrée dans l’information relative à la personne ou au couple correspondant après identification. Ajoutons que chacun des sous-fonds du système d’information ou des sous-systèmes, décrits dans l’ordre alphabétique des typologies, est alimenté par des documents composés et simples.

17En plus d’être un tournant dans la façon dont le traitement documentaire des Archives de la Casa de Mateus est réalisé, l’application du modèle systémique impliquait une perspective d’intégration de l’information déposée dans ses archives, bibliothèque et musée : toute l’information familiale est ainsi classée selon ce cadre organique et fonctionnel.

18Cette tâche, qui se réfère à 1 038 pièces de musée, 459 livres des xvi^e, xvii^e et xviii^e siècles et 5 570 livres du xix^e et xx^e siècles qui composent la bibliothèque, a été possible grâce à la richesse de l’information contenue dans les archives de la Maison (inventaires, dépenses, paiements…) qui a permis d’identifier la provenance de la plupart de ces objets. Cette quête et ce récolement ont aussi été rendus possibles grâce aux efforts des professionnels qui ont intégré les projets de recherche et à l’intérêt particulier de la Fondation pour la préservation de la mémoire de ceux qui ont créé et accumulé ce patrimoine familial remarquable.

Les layettes des morgados (« majorats ») : la superposition des classements pour une bonne gestion

19Une des particularités du fonds d’archive de la Casa de Mateus est la réorganisation du chartrier familial — englobant les papiers de toutes les branches de la famille — entreprise vers 1798-1800 par José Maria de Sousa, cinquième héritier du majorat (morgado) de Mateus, éditeur d’Os Lusíadas, le grand poème épique portugais, publié chez Firmin Didot en 1817.

20José Maria a travaillé à partir de classifications remontant à des temps immémoriaux et dont la conception a été perdue en raison du constant renouvellement des contextes et des objectifs familiaux. D’une part, il a organisé tout le chartrier en 33 tiroirs (ou layettes), classés selon des critères thématiques et géographiques ; d’autre part, il a séparé des papiers personnels produits dans le cadre des activités publiques et privées de chaque membre de la famille.

21Dans ces tiroirs, des documents provenant de différentes branches familiales visaient à maintenir les droits et privilèges de la famille. Ils devaient être transmis en bloc, conservés et augmentés de génération en génération, comme un instrument de gestion du patrimoine familial, un dispositif d'information pour assurer la continuité familiale.

22José Maria appliqua ainsi un système de classement influencé par la philosophie des Lumières dont il était un fervent partisan. La structure de classification des tiroirs est en effet similaire à la celle de l’Encyclopédie Raisonnée : du général au particulier, réunissant en une seule œuvre (dans ce cas les layettes) toutes les connaissances possibles et surtout utiles pour l’univers Mateus. La logique de son travail était d’assurer la cohérence et l’intégrité des archives afin d’optimiser la gestion des loyers de la Maison et de gérer l’héritage testamentaire de ses ancêtres. Ces armoires à tiroirs ont été conservées et alimentées par des générations familiales successives jusqu’en 1940. Quant aux papiers personnels, ils étaient séparés car ils n’avaient qu’un intérêt relatif dans la gestion du domaine familial de la Casa de Mateus. Il y avait donc une division fonctionnelle, mais en coexistence pacifique, entre chartrier (famille) et les papiers personnels [individu(s)], ce qui marquera la production informationnelle au cours des deux siècles suivants12. En suivant le concept de système d’information, nous avons donc retrouvé le classement physique originel de la documentation dans ces tiroirs qui témoignent d’une pratique familiale, mais nous avons distribué virtuellement les documents dans leur contexte de production, selon le cadre organique et fonctionnel. Pour mieux comprendre cette approche, il convient de noter qu’elle se conçoit, fondamentalement, comme contextuelle et organique et fonctionnelle, cherchant à décrire comment le flux de production informationnelle se développe à travers la dynamique des structures et des acteurs producteurs d'information (héritiers et apparentés). En outre, elle devient systémique dans la mesure où l’on prend soin de relier tous les types d’informations qu’une famille particulière a accumulés dans la chronologie de son existence biologique et socio-patrimoniale. Un véritable système d'information (intégré) dépasse alors la dimension archivistique, englobant et établissant des relations solides (et extrêmement utiles pour les utilisateurs et chercheurs des domaines les plus divers) avec la documentation bibliographique et les artefacts, susceptibles de muséalisation, répartis dans divers espaces physiques. Ce cadre organique et fonctionnel ne comprend donc pas uniquement des documents (de nature notariale, patrimoniale, économico-comptable, des correspondances, des souvenirs photographiques…) mais aussi des livres, des périodiques, des objets matériels… Dans une perspective systémique, tous ces items sont ensuite classés par générations familiales et, en leur sein, attribués à chacun de leurs membres, ce qui implique un effort accru pour dater et établir la propriété ou la possession, mais restitue une vision bien plus fidèle de la complexité du réel.

La matrioska familiale : les Melo au sein de la Casa de Mateus

23La complexité des relations familiales entrevues, au sein desquelles les mariages des générations successives de Mateus impliquent souvent des alliances avec d’autres Maisons — dont les archives sont intégrées à Mateus —, nous a alertés sur la difficulté de représenter la réalité du contexte informationnel de cette famille. Cette information produite et reçue dans un contexte familial externe à la Casa de Mateus renvoie dans certains cas à des histoires et siècles précédents (par exemple, pour la famille Melo, du xv^e au xix^e siècle) : il convient alors de la rattacher à son contexte de production tout en la liant à Mateus dans une logique d’intégration sous-systémique.

24Le fonds d’archive Melo est composé de 5 610 paquets, répartis dans 191 boîtes (soit 55,39 mètres linéaires). Ce fonds Melo représente environ 22 % de la documentation totale des archives de la Casa de Mateus. Ce chartrier y a été intégré après le mariage, en 1867, de la comtesse de Melo, héritière de Casa Melo, avec le troisième comte de Vila Real. Par ce mariage, les titres de Vila Real et Melo étaient réunis dans la même famille.

25Le fonds doit être compris comme un sous-système d’information et son entrée dans le système d’information est enregistrée directement dans la section 10.01 rattachée au couple José Luís, Teresa Francisca de Melo, responsable de son incorporation (fig. 1). Le cadre organique et fonctionnel de ce fonds se compose de quatorze générations qui se succèdent entre le xiv^e siècle et la seconde moitié du xix^e siècle. Comme tous les fonds d’archives familiales, il apporte d’autres archives familiales, auxquelles le même concept de sous-système d’information a été appliqué, établissant des liens dans les générations qui ont favorisé leur incorporation : c’est le cas pour les familles Cunha, de Pombeiro ; Oliveira Freire ; Barros Cardoso ; Melo Breyner (Ficalho) ; Miranda Henriques (Sandomil) ; Mascarenhas (Sandomil) ; Teles da Silva (Alegrete) e Faro e Sousa (Vimieiro).

Fig. 1. — Intégration du Sous-système Melo dans le Système d’Information Casa de Mateus (SICM)

26En plus de la documentation familiale « intime » de la gestion de la Maison, plusieurs dossiers « de fonction » ont été conservés par les membres de la famille titulaires de charges royales. Ce fonds d’archives est tout à fait remarquable grâce à la vaste documentation produite par divers individus dans l’exercice de fonctions royales et lors de tous les grands cycles de l’histoire nationale, comme les campagnes militaires en Afrique, les découvertes et l’Empire d’outre-mer, la Restauration de 1640, les invasions françaises, la cour au Brésil et l’émergence du régime libéral.

27Comme une grande partie des chartriers de la haute noblesse portugaise à la fin de l’Ancien Régime, le chartrier Melo a également à plusieurs reprises fait l’objet de classements pour contribuer à l’évolution de l’entité qui l’a produit : la famille elle-même. Il faut en effet comprendre le fonds d’archive dans sa fonction première, et non historique, comme un instrument de gestion de la Maison. C’est dans cette perspective que l’on saisit les travaux menés par le prêtre João Filipe da Cruz en 1816 et 1827.

28Aujourd’hui, tous ces fonds d’archives doivent être étudiés isolément, de per si, afin de comprendre les logiques de production et de conservation de l’information de chacune de ces familles jusqu’au moment où elles se sont unies par des liens matrimoniaux. Les pratiques de chaque famille sont ainsi constituées comme des études de cas isolées au sein d’un système d’information global et unificateur13. Notre proposition vise ainsi à maintenir l’hétérogénéité de chaque famille, ses pratiques d’écriture, de conservation et de récupération des documents, dans le but de reconstruire les différents contextes de production d’information.

29Ce qui a été exposé ci-dessus n’est qu’un aperçu d’un modèle d’analyse de l’information familiale qui vise, comme objectif substantiel, à reconstruire et à préserver — par l’organisation, la classification et la description — le contexte d’origine dans lequel la documentation a été produite/reçue et utilisée. Le modèle se forge dans la conviction que cet « effort évidentiaire » apporte des avantages manifestes à ceux qui visitent ces séries documentaires du passé et les défient avec impatience. Nous pensons que c’est cet objectif qui doit être débattu, en analysant, avant toute autre question, si notre modèle atteint ce but le plus pleinement possible.

30La description et la digitalisation individuelle des documents sont une tendance attractive aujourd’hui, car elle permet de rendre disponibles des contenus indexés pour la recherche, avec une palette plus ou moins large de métadonnées satisfaisantes. Mais si ces milliers et millions d’images ne sont pas accompagnées d’un cadre contextuel — qui ne peut se résumer à quelques lignes sur l’histoire de la famille —, ce qui est fourni au public demeurera un puzzle de pièces isolées et mélangées. Ainsi espérons-nous avoir livré, dans cette brève contribution, quelques idées soumises à la critique pour œuvrer à un renouvellement d’un modèle que permet la diffusion académique et internationale.